ETIQUETA PARA ESCRIBIR UN CORREO ELECTRÓNICO DE MANERA PROFESIONAL.
Durante mucho tiempo sentí la necesidad de plantear que los “profesionales” sigamos un código de
respeto en la red. Para ello, he revisado mis años de trabajo y la cantidad de correo
electrónicos que recibí y envié y además, revisé lo relacionado a la netiqueta.
A continuación intentaré
proporcionar algunos consejos que ojalá sirvan para mejorar la comunicación.
Lo primero que hay que
revisar es el uso del correo electrónico como una herramienta de comunicación
efectiva. Si estás en un lugar donde puedes caminar y hablar del tema con la
persona a la que le enviarías el correo electrónico, ¿para qué enviarle el correo
electrónico?
Trabajé en un lugar
donde la persona estaba exactamente a nueve pasos y no paraba de enviarme
correos electrónicos hasta que le indiqué que yo estaba vivo y que mi oficina
queda exactamente a nueve pasos. A partir de allí, él venía a mi oficina
conversábamos y cesaron los correos. Seguro que tienes a alguien que te manda
un correo electrónico y lo tienes muy cerca de donde físicamente estás.
No podemos sufrir de “correítis”
que es la necesidad de enviarle a otro un correo electrónico por cualquier
motivo, causa, razón y circunstancias.
La habilidad de
comunicarnos se inicia a través de la comunicación verbal, si esta no es
posible, debemos pasar a la escrita, pero no podemos escribir como hablamos, y
aquí hay que tener mucho cuidado porque la persona que recibe el correo
electrónico no tiene el mismo estado de ánimo que tienes tú en este momento y
de la manera como se lee, de la misma manera se responde.
PRIMER
CONSEJO: Solo enviar un correo electrónico si realmente hay que enviarlo.
Un detalle muy
importante, es el hecho de a quien le envías el correo electrónico y ¿por qué?
Hay que tener en cuenta que el correo electrónico es un mensaje entre dos
personas y el hecho de incluir a personas que no tienen nada que ver con el
tema, por lo general provoca cierto grado de incomodidad, por lo tanto
asegúrate de que envías el correo electrónico a la persona que debes enviarlo.
SEGUNDO
CONSEJO: Solo enviar el correo electrónico a la o a las personas que realmente
deben recibirlo y completar el encabezado en su totalidad.
Aquí hay que tener
muchísimo cuidado. Explico.
Cuando colocas el “Para”, te estás refiriendo a la persona
o personas a las que tú les envías el correo electrónico con un interés
primario, estas personas tienen
que dar respuesta a tu correo electrónico en un máximo de 24 horas.
De acuerdo con un estudio de PalmOne[1]
publicado en el 2005, existen siete "Pecados capitales" en los que
suelen incurrir los usuarios del correo electrónico empresarial y profesional,
son los siguientes:
- Ignorarlo. Que se traduce en la tendencia a no responder el correo electrónico. Generalmente bajo la excusa de que son demasiados y falta de tiempo.
- Técnica del avestruz. Fingir que no se ha recibido; aunque según la encuesta, es un círculo vicioso en el que, cuantos menos correo electrónico electrónicos responde el usuario, más culpable se siente.
- Suposiciones. Por ejemplo, que todo el mundo conoce esta o aquella noticia. Según la encuesta, la mayoría de los entrevistados prefiere que los asuntos verdaderamente importantes se avancen en una llamada de teléfono. "Oye: te acabo de mandar un correo electrónico con los detalles de...".
- Falta de concreción. Que se traduce en palabrería innecesaria. La mayoría de profesionales y empleados sufre la presión que supone recibir demasiado correo electrónico. Especialmente los mandos y directivos superiores, por lo que la palabrería vana es especialmente irritante. Hay que "Ir al grano".
- Correo electrónico innecesario. Obedece a la costumbre de algunos de mandar el mismo correo electrónico a distintos destinatarios, incluyendo algunos a los que en realidad no les concierne. Esta costumbre la padecen especialmente los jefes y directivos de alto nivel.
- Dejadez. Falta de atención y cuidado en el momento de redactar el e-mail, lo que se traduce palabras equivocadas; faltas de puntuación y ortografía; lenguaje confuso, etc. En este sentido debemos recordar que, aunque la comunicación por e-mail permite una forma directa e informal, lo anterior no está reñido con la corrección sintáctica y ortográfica. Además debemos tener en cuenta que el receptor se formará una mala impresión del remitente de este tipo de mensajes.
- Falta de tacto. En realidad, este "pecado" está relacionado con el anterior. Aunque el e-mail permite utilizar un tono y estilo más informal y directo que en las comunicaciones escritas tradicionales, no olvidar a quién va dirigido el mensaje y utilizar un tono adecuado. La educación, el saber estar y los buenos modales, no tienen por qué estar reñidos con Internet.
Cuando
colocas el “BCC (blind carbon copy)”, primero y ante todo debes tener extremo
cuidado ya que estás ocultando información a la persona principal o principales
a las que les envías el correo electrónico.
Este “BCC”
es muy típico de algunos que le copian a la máxima autoridad de la organización
con el ánimo de que aquel conozca que “estamos haciendo algo”, finalmente es
una malísima actuación toda vez que demuestra falta de honestidad.
El “Asunto”, siempre debe colocarse y de
una manera abreviada. No es para redactar un párrafo allí, se deben colocar un
máximo de 5 palabras.
No
utilices el correo electrónico como un periódico tabloide el que le informas a
todas las personas temas que no tienen por qué conocer. El correo electrónico
es una comunicación privada en la que participan solo los que son necesarios,
no lo utilices como un arma para presionar o dejar al descubierto algo o a
alguien.
TERCER
CONSEJO. Usa un tamaño de letra que sea cómodo para leer y redacta en color
negro.
El tipo de letra más
utilizado es el Arial, le sigue el Time New Roman y por último el Colibrí,
todos en tamaño 12.
Siempre redacta en color
negro y evita los fondos de colores y florecitas que traen los formatos
preestablecidos en las computadoras, demuestra poco profesionalismo cuando lo
haces.
CUARTO
CONSEJO. Se respetuoso(a) hacia él o las personas a las que diriges el correo
electrónico.
Siempre debes iniciar
con un encabezado:
- Estimado Señor, Estimada Señora, Miembros del Equipo, Estimados Todos, son algunas de las formalidades usar.
- Cordiales saludos, Sinceramente, Muchas gracias, o algo que desees escribir, pero no se debe omitir.
En algunos casos ya
previamente existe la firma en la configuración inicial del correo electrónico
y si no la tienes, debes firmar de una manera general y muy básica. A
diferencia de las tarjetas de presentación o vista, solo debes colocar la
primera inicial de tu nombre, tu apellido y cargo.
A. Bronca
Gerente de Producción
Agregas otros datos como
teléfono fijo de la oficina, teléfono móvil, correo electrónico, apartado
postal, cuando estés enviando el correo electrónico fuera del círculo habitual
de trabajo y en este caso es importante que la persona que va a responder
cuente con una forma alterna de comunicación que no sea necesariamente el correo
electrónico.
Armado Bronca.
Gerente de Producción.
Teléfono 223-1450 Teléfono Móvil
6675-9087
Correo electrónico armando.bronca@estaestuempresa.com.pa
SEXTO CONSEJO. No abuses
de la extensión y de los adjuntos.
El correo electrónico no
debe ser una narrativa de un hecho o situación, por tanto no deben ser
extensos, por tanto no deben ser extensos. Una media general indica que no
deberían tener más de 300 palabras.
Generalmente, se
adjuntan algunos documentos junto con el correo electrónico. Se debe tener
especial cuidado toda vez que no necesariamente el que recibe el correo
electrónico cuenta con los mismos programas en su computadora con los que tú
cuentas.
Por ejemplo:
- El programa WinZip que es excelente para comprimir archivos, muchas personas no lo tienen y algunas tienen una versión gratuita que te permite descomprimir hasta una cantidad de hojas solamente.
- Algunas versiones de Excel o Word te permiten redactar pero el destinatario si tiene una versión anterior, se le puede desconfigurar el archivo.
- Necesito enviar texto en formato Word-6
Entre más adjuntos
incluyas y más redactes, estás generando un problema de recepción. Indica en el
texto del correo electrónico, cuantos adjuntos envías, algo como:
- Se están adjuntando cinco (5) documentos.
Esto es fatal para un
profesional. Simplemente le dirá al lector la clase de persona con la que se
está tratando que no ha tenido la delicadeza de verificar lo que escribe antes
de enviarlo.
No importa la disciplina
en la que se esté formado, las faltas de ortografía en un correo electrónico no
solo dejan mal al que escribe, sino también a la empresa que representa y
genera una imagen del tipo de persona que es. Mira este ejemplo:
En
la reconstrución del edificio los arquitectos tubieron que tomar una serie de
desiciones. No sabian si mantener la parez de piedra o, por el contrario,
recubrirlo todo con una capa de pintura. La casa ya iva viega. El color de la
piedra exterior se veia enbejecida. Estava claro que abía que trabajar mucho
para poder recobrar su estado anterior. La madera de las bentanas era muy ruin
y las piedras del piso eran muy heterogeneas. Abía hueyas en el lugar en el que
estaba la antigua chimenea y parte del tejado estaba caido. Lo mas simpatico
fue hayar en uno de los huecos un nido de cigueña con las crias a punto de
salir de sus huebos.
OCTAVO CONSEJO. Nunca
escribas en mayúsculas cerradas.
Escribir en mayúsculas
cerradas equivale a gritar, eso se tomó de los medios de comunicación escritos
y se adoptó como una verdad. Si lo que deseas es llamar la atención respecto a
algo puedes usar una variedad de formas. Ejemplo:
- Se tiene que considerar la opinión de los técnicos de campo que aportan significativamente elementos de valor para poder con ello tomar una decisión. (observe que el subrayar hace un énfasis en el punto que quieres llamar la atención).
- Se tiene que ***considerar la opinión de los técnicos de campo*** que aportan significativamente elementos de valor para poder con ello tomar una decisión. (observe que colocar asteriscos en la frase, provoca que el que lee, tenga en cuenta ese punto que quieres llamar la atención)
- Se tiene que
considerar
la opinión de los técnicos de campo
que aportan significativamente elementos de valor para poder con ello tomar una
decisión. (observe que el subrayar hace un énfasis en el punto que quieres
llamar la atención)
Acostúmbrate a enviar correos
electrónicos a horas “normales” o “prudentes”. Es de pésimo gusto recibir
un correo electrónico el viernes a las 8:00 pm. Cuando se tuvo todo el día para
enviarlo, esto manda un mensaje no escrito: quiero complicarte la vida.
Y además representa una falta de respeto y profesionalismo por parte del que lo
envía. Solo debes hacerlo cuando es estrictamente necesario.
No debes enviar correos
electrónicos los fines de semana. Todos tienen derecho a descansar y estar con
su familia, incluyéndote.
DÉCIMO
CONSEJO. No insultes.
Debes tener en cuenta
que cuando envías un correo electrónico, este puede ser lanzado al mundo. Por
tanto, no debes redactar con insultos ni faltas de respeto ya que te podrá
dejar muy mal en un mundo como el que estamos viviendo: globalizado.
UNDÉCIMO
PRIMER CONSEJO. No enmudezcas.
La mínima CONSEJO de
cortesía indica que ya sea que el correo electrónico fue enviado para ti o solo
para que tengas conocimiento, se debe contestar con algo, por ejemplo:
- Recibido. Saludos.
- Gracias por avisar. Saludos.
- Revisaré el tema y te informo. Gracias.
[1] http://www.mercuriovalpo.cl/prontus4_noticias/site/artic/20050308/pags/20050308014800.html
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